Je hezké vidět, že někdo ještě skladuje dokumenty v papírové podobě. U některých záležitostí je to nutné, někdo to dělá čistě ze své vlastní vůle. Věřte tomu nebo ne, ale v dobře srovnaných papírových dokumentech se nakonec orientuje daleko lépe než v elektronických. Také je nikdy nemůžete omylem vymazat nebo o ně přijít při poškození disku.
Klíčem k bezproblémové archivaci jsou dobré archivační krabice. Dokumenty v nich budou v bezpečí a snadno dohledatelné. Když si je správně roztřídíte a popíšete, usnadníte si práci do budoucna. A jak vlastně správně archivovat v krabicích?
Pevné krabice, které dlouho vydrží
Začněte tím, že si pořídíte archivační boxy správné velikosti. V obchodě obvykle uvádí, zda jsou určené na dokumenty formátu A4 nebo například na šanony. Uvažovat byste mohli i o krabici se zvýšenou pevností, která je vyrobená z vícevrstvé lepenky. Nezapomeňte se ujistit, že má vaše krabice ucha, díky kterým ji lépe přenesete.
Pečlivě přeberte to, co chcete uchovávat. Úložný prostor je cenný, a tak si dobře rozmyslete, co budete skladovat. Dokumenty, které v budoucnu nebudete potřebovat, můžete třeba skartovat. Z dokumentů pak odstraňte veškeré kovové komponenty (hlavně kancelářské sponky). Kovové předměty totiž mohou rezavět a ušpinit papír.
Hlavně ať sedí rozměry
Všechny archivační boxy zcela naplňte, aby v nich položky byly těsně namačkané a nemohly se hýbat a tím poškodit. Případné mezery zkuste něčím vyplnit a boxy pak naskládejte do archivační krabice. Opět je lepší, když je to krabice sloužící přímo k archivaci, která sedí rozměrově a je dostatečně pevná. Až krabici zavřete, nezapomeňte si ji detailně popsat. Čím více informací uvedete, tím lépe. Buď si tiskněte a nalepujte nějaké štítky, nebo popisujte karton aspoň fixou. Popisky uvádějte i na jednotlivé boxy.
Pokud se chytáte archivovat a sháníte archivační boxy a krabice, které budou splňovat všechny podmínky, poohlédněte se v e-shopu www.centrum-krabice.cz.
