Oznámení o kontrole často přijde v nejméně vhodnou chvíli. V tu ránu začíná shánění papírů, dohledávání výjimek a opravování tabulek. Přitom existuje jednoduchý způsob, jak si ušetřit čas i nervy: přejít na elektronickou evidenci docházky. Díky ní máte všechny povinné údaje přehledně na jednom místě, připravené k doložení inspekci během pár vteřin.
Co inspektoři skutečně chtějí vidět a proč to má být v jedné evidenci docházky
Při kontrole se obvykle ověřuje, zda umíte doložit:
- začátky a konce směn,
- přesčasy (včetně „další dohodnuté práce přesčas“ v období 1. 10. 2023 – 31. 12. 2028),
- noční práci,
- doby v pracovní pohotovosti a informaci, kdy zaměstnanec pohotovost držel,
- přístup zaměstnanců k jejich záznamům a možnost pořídit si výpis.
Pozor na přestávky: jejich časy se evidovat nemusí, ale při kontrole musíte prokázat, že byly opravdu poskytnuty (např. schválenou výjimkou či nastavením směn). Elektronický systém to zvládne přehledně – bez lovení informací v šanonech.
Jak vypadá správná evidence docházky zaměstnanců v Alvenu
Potřebujete, aby při kontrole šlo všechno hladce: evidence docházky zaměstnanců musí být přesná, dohledatelná a dostupná na pár kliknutí.
- Záznamy v reálném čase: příchody, odchody i přerušení se zapisují hned po „pípnutí“ nebo kliknutí.
- Jasná provázanost: každý záznam se váže na osobu, směnu, pracoviště a typ výjimky (HO, lékař, dovolená, služební cesta).
- Připravené tiskové sestavy: zvolíte období a jedním klikem vygenerujete PDF pro inspekci práce.
- Archiv 10 let v zabezpečeném cloudu – bez nutnosti udržovat papírové sklady.
- Online náhled pro zaměstnance – splněná povinnost umožnit nahlížení a výpis.
Pět záludností, na kterých kontroly často „nachytají“ firmy
- Chybějící odchody / neuzavřené směny – drobnosti, které se v papírech špatně dohledávají.
- Nejasná pravidla výjimek – každý vedoucí schvaluje jinak, výsledek je chaos.
- Ruční přepis do mezd bez záznamu změn – chybí audit-trail, těžko se dokazuje, co a proč bylo upraveno.
- Nedostupný archiv – papíry ztracené ve skladu, nejasná záloha.
- Zaměstnanci nemají přístup k vlastním údajům – neplněná zákonná povinnost.
Elektronický systém tyto situace předchází: hlídá úplnost záznamů, sjednocuje procesy a zaznamenává každou úpravu.
Kontrola na obzoru? Tady je rychlý checklist „před příchodem inspektora“
- Mám kompletní evidence docházky za požadované období.
- Umím doložit poskytnuté přestávky a odpočinek.
- Vím, jak vytisknout sestavu se směnami, přesčasy, noční prací a pohotovostí.
- Mám dostupné výjimky (HO, lékař, dovolená) včetně schválení.
- Data jsou zabezpečená a zálohovaná, zaměstnanci mají online přístup.
Pokud na kterýkoli bod váháte, je čas přejít na elektronickou evidenci docházky – ušetří vám to hodiny práce právě ve chvíli, kdy se počítá každá minuta.
Proč je pro kontrolu klíčová integrace na mzdy?
Nejvíc chyb vzniká při ručním přepisování do mzdového programu. Alveno připraví export pro více než 40 mzdových systémů, takže personalista pouze zkontroluje souhrn a odešle dávku do mezd. Výsledek? Méně chyb, čistý auditní záznam a rychlejší uzávěrka.
Den „D“: krok za krokem během pěti minut
- Otevřete Alveno, zvolte Tisková sestava – Inspekce práce.
- Vyberte období a oddělení, klikněte na Export PDF.
- Potřebuje inspektor detail konkrétního dne či člověka? Vyfiltrujte a vytiskněte doplňující list.
S Alvenem připraveni kdykoli, během chvíle
Místo shánění podpisů a listování šanony stačí otevřít Alveno a kliknout na export. Elektronická evidence docházky sjednotí pravidla, ohlídá povinné údaje a připraví podklady pro kontrolu bez stresu. Až příště přijde oznámení o inspekci, bude to jen další běžný den – ne požár, který hasíte do noci.
