Všechny podnikatelské subjekty v České republice musí po dobu stanovenou příslušnými zákony archivovat účetní i daňové doklady a dokumenty.
V této souvislosti je třeba věnovat pozornost hlavně zákonům o účetnictví, o archivnictví a spisové službě a o dani z přidané hodnoty. Firma rozhodne, zda bude doklady skladovat v papírové podobě, nebo na CD, ale je nutné, aby byly po celou dobu archivace čitelné.
Pokud své dokumenty nesvěříte archivační společnosti, potřebujete vymezený prostor s regály, do kterých umístíte účetní doklady a dokumenty obvykle v šanonech a seřadíte je tak, aby kontroloři mohli snadno dohledat jakoukoliv listinu.
Vybavte sklad dokumentů precizně, je to nadlouho
Dnes je na trhu množství speciálního nábytku a pomůcek, které usnadní skladování dokumentů a zajistí jejich přehlednost, když nastane doba skartace. I tak to ovšem vyžaduje prostor, čas a plánování: výroční zprávu a účetní uzávěrku je nutné archivovat 10 let, účetní doklady, inventurní soupisy a rozvrhy 5 let a mzdové listy či účetní záznamy související s důchodovým pojištěním dokonce 30 let. Plátci DPH jsou povinni 10 let uchovávat daňové doklady pro stanovení daně. Po uplynutí zákonem stanovené doby lze některé dokumenty skartovat, ale pouze s povolením příslušného úřadu.
Jak udržet pořádek na pracovním stole
Než se dokumenty dostanou do skladů, putují po pracovních stolech. Bohužel na některých z nich vytvoří takové štosy, že jsou mnohdy nedohledatelné. Jak na to, aby to nebyl váš případ? Abyste nemuseli zažívat horké chvilky s nervózním šéfem za zády?
Na stole si nechte jen věci každodenní potřeby – diář, zápisník, papír na poznámky, telefon a mobil, funkční psací potřeby v rozumném množství, případně kancelářskou sešívačku, sponky, razítko, kalkulačku. Samozřejmě se hodí i odkládací přihrádky a další kancelářské doplňky, do kterých si jednotlivé dokumenty můžete roztřídit, ať už dle priorit, projektu, termínu odevzdání či fáze rozpracovanosti
Po ruce mějte materiály, na nichž zrovna pracujete. Ty, které teprve přijdou na řadu, pojmou stohovatelné odkladače a zásuvky. Přibývající papíry je třeba denně roztřídit do složek. Ostatní kancelářské potřeby uložte do zásuvek nebo na polici v dosahu pracovního stolu.
Je prokázáno, že uklizený pracovní stůl zaručí dokonalý přehled o úkolech a podstatně efektivnější práci. Důležité je samozřejmě i optimální uspořádání osvětlení a počítačové sestavy, přičemž horní hrana monitoru má být ve výšce očí.
Nejoblíbenější jsou psací stoly ve tvaru písmene L, které nabízí dostatek místa pro práci na počítači i s papírovými dokumenty. Pro zpříjemnění sezení za stolem slouží zdravotní židle či různé doplňky jako poličky, stojánky, nástěnky nebo barevné přepážky.
