Většina firem řeší proces přesídlení firmy jedenkrát či dvakrát za celou dobu své existence. Proto vyhledat pro firmu nové administrativní nebo výrobní zázemí, které by zcela odpovídalo aktuálním požadavkům dané společnosti, její firemní kultuře, pracovním procesům apod. může být pro mnohé těžší úkol, než se na začátku může zdát. I pro zkušeného manažera to může být poměrně komplikovaný úkol, pro který se rozhodně vyplatí si vybrat zkušeného partnera, který má s procesem přesídlení firmy již zkušenosti.
Optimální firemní zázemí dokáže výrazně podpořit cíle core-businessu
Přesídlení firmy je velmi důležité strategické rozhodnutí. Proto se nevyplácí takto komplikovaný proces zbytečně podcenit. V důsledku by se celý proces změny sídla, který měl přinést pro firmu a své zaměstnance nejrůznější výhody, naopak mohl nepříjemně zkomplikovat či prodražit. “Je třeba si uvědomit, že skutečným prvotním impulsem, proč hledá firma nové prostory pro svoji činnost je v první řadě zlepšit chod své firmy, získat více prostoru a komfortu pro zaměstnance, zefektivnit některé pracovní procesy či logistické postupy atd.“, uvedl hned v úvodu k problematice přesídlení firmy Erik Štefanovič, jednatel architektonicko-projektantské kanceláře DELTA Projektconsult.
Externí poradce versus interní manažer
Kompetentní zkušený partner dokáže společnosti nabídnout komplexní přístup, který ušetří mnoha manažerům firmy čas, starosti a především také finance. Je třeba si uvědomit, že externí partner je člověk pro kterého je řízení procesu přesídlení společnosti hlavním a jediným úkolem, zatímco interně zvolení manažeři v řízení a koordinaci tohoto procesu vystupují pouze jako poradci, kteří dobře znají jednotlivé procesy ve firmě, aby dokázali co nejlépe popsat chod firmy a tedy i přispět k analýze potřeb klienta díky níž vznikne plně funkční koncept kanceláří dané firmě zcela na míru. Tedy obecně se doporučuje, aby byla role interního manažera pouze v pozici rádce, který dobře zná procesy své firmy, ale řídícím mozkem celého procesu přesídlení je profesionál zvenčí. Interní manažeři pak nejsou vystaveni stresu, kdy zastávají dvě funkce najednou a nemohou se ani jedné činnosti plně věnovat. Externí kvalifikovaný specialista nechává majiteli i ostatním členům top managementu prostor věnovat se svému core-businessu, svým stěžejním pracovním úkolům, které po dobu přípravy procesu přesídlení netrpí absencí času či nedostatkem energie zodpovědného manažera.
Přesídlení firmy je poměrně komplikovaný proces, ale zda bude úspěšný, je často jen otázkou správné volby partnera
Je více důvodů PROČ proces outsorcovat
Expert zvenčí přesně ví, které kroky budou následovat. Má proti interně zvolenému manažerovi neopomenutelný náskok. Zná detailně všechny fáze procesu přesídlení a na rozdíl od nováčka umí předvídat rizika a to jak technická, finanční či časová. Je připraven již na začátku naplánovat a předejít typickým rizikům odpovědnosti ve fázích diskutabilního rozhraní mezi jednotlivými procesy. Tento externí manažer má celistvý přehled o celém procesu a proto ho umí kvalifikovaně řídit a nepodcenit žádné fáze. „Typickým příkladem je podcenění faktoru času v počátku procesu. Času, který v závěru při fyzické realizaci může citelně chybět. Nepříjemným důsledkem jsou chybná rozhodnutí pod časovým tlakem, která jsou cestou do začarovaného kruhu“, komentuje standardní chyby v proces managementu vedoucí pro projekty v České republice a na Slovensku a také společník firmy M.O.O.CON, Martin Pongratz. Tedy důvodů, proč se kvalifikovaný koordinátor vyplatí je více. Umí předvídat, neboť detailně zná celý komplex procesu krok po kroku z pohledu času, technických detailů a parametrů, rozhodovacích fází, problematiky výběru dodavatelů, cenových triků a podobných nástrah.
Lidé, organizace a budovy jsou vzájemně velmi úzce propojené. Při řízení změn je často nutné měnit pohled a pozorovat souvislosti i z ptačí perspektivy. Jen tak totiž získáte celistvý přehled o všech vzájemně propojených procesech.
Nezávislost externího poradce
Hned na startovní čáře projektu přesídlení je nutné rozlousknout nejen rozhodnutí, zda proces přesídlení zorganizuje interní či externí tým, ale pokud se již rozhodnu pro skutečně profesionálně řízený proces, je nutné si zvolit správného partnera. V procesu přesídlení zkušeného managera, který hájí skutečně mé zájmy jako klienta, tedy nájemce a uživatele nových prostor. Erik Štefanovič ze společnosti DELTA doporučuje: „Zodpovědný manažer či samotný klient se musí jednoduše zamyslet nad tím, jakou motivaci má poskytovatel služeb, kterému chce koordinaci procesu svěřit. Tito poskytovatelé se mohou totiž velmi rychle – k nevýhodě objednavatele – dostat do konfliktů zájmů. Například u realitních agentů se může vyskytnout překrytí zájmů při zprostředkování nájemních ploch na jedné straně a při prodeji nemovitostí na straně druhé. Proto by se měl klient jako budoucí nájemce zaměřit na jednoznačně nezávislé zastoupení svého externího poradce. Kromě toho mohou tito poskytovatelé služeb přijít ke klientovi s velmi rádoby „výhodnými“ prvotními nabídkami, z nichž jim plynou zisky v podobě provizí od smluvních partnerů, které přizvou do tendru v průběhu realizace procesu přesídlení apod.“
Proces přesídlení je komplikovaný proces, který má mnoho cílů, ať už organizační, kulturní, sociální, či ekonomické. Je to strategické rozhodnutí, které může mít pozitivní či negativní dopad na několik let dopředu na chod celé společnosti. Vyplatí se celý proces detailně promyslet, plánovat a koordinovat, aby výzva, která před klientem stojí mu přinesla zisk, užitek, komfort, vyšší produktivitu zaměstnanců či třeba i zlepšení image značky. Martin Pongratz ze zkušenosti závěrem k tématu přesídlení jako postřeh z praxe dodává: „Kdo neví přesně co chce, dostane málokdy to, co potřebuje. Proto cítíme i my jako svůj úkol pomoci klientovi v analýze, co skutečně potřebuje a podpořit jej již v té počáteční strategické fázi celého procesu, kdy se definují základní parametry od kterých se pak celý proces přesídlení odvíjí.“
